Con Gmail puoi allegare al massimo 25 MB per messaggio e riceverne fino a 50. Outlook ha soglie simili. Oltre questi valori conviene inviare un link di download, che puoi creare con Google Drive, con OneDrive o con un servizio di trasferimento file. Spesso però il blocco non dipende dalla tua casella: un file da 20 MB può essere respinto dal server del destinatario, perché la codifica lo rende più pesante. Qui sotto trovi come leggere l’errore e quale strada scegliere in base al peso del file e alla riservatezza dei dati.
In breve
- Gmail calcola i 25 MB sulla somma di tutti gli allegati: un file da 18 MB e uno da 12 MB fanno già 30 MB.
- Oltre i 25 MB Gmail usa un link di Google Drive, con 15 GB gratuiti condivisi con la posta.
- Senza registrazione puoi inviare 2 GB con WeTransfer e 50 GB con SwissTransfer.
- Per i dati riservati usa un archivio 7z con crittografia AES-256 e comunica la password su un altro canale.
Nella stessa guida: Usare la webmail ogni giorno · Come organizzare la posta con filtri ed etichette
Sommario
Perché l’email rifiuta gli allegati pesanti: i limiti di Gmail e Outlook
Il primo numero da guardare è la dimensione massima degli allegati del tuo provider. Con un account Gmail personale il limite di 25 MB vale per l’insieme dei file allegati, non per il singolo file. Per gli account di lavoro o della scuola decide invece l’amministratore. Outlook suggerisce di restare sotto i 20 MB e, secondo Filemail, accetta allegati fino a 33 MB.
C’è poi un dettaglio tecnico che spiega molti rifiuti. Un allegato non viaggia così com’è: viene trasformato in testo con la codifica base64, che rappresenta ogni gruppo di 3 byte con 4 caratteri. Il messaggio cresce quindi di circa un terzo. Un file da 20 MB, una volta codificato, si avvicina ai 27 MB e supera le soglie dei server che misurano il messaggio completo.
Anche se la tua casella accetta l’invio, il server del destinatario può applicare regole più severe. In quel caso ricevi una notifica di mancato recapito (DSN), di solito in inglese:
- MESSAGE TOO BIG: il messaggio supera il limite della casella di destinazione;
- MAILBOX FULL / User quota exceeded: la casella del destinatario è piena;
- ACTION: FAILED: il server non è riuscito a consegnare il messaggio, per esempio perché l’indirizzo è sbagliato.
Se usi un client di posta e le notifiche di errore continuano ad arrivare, controlla se il messaggio troppo pesante è rimasto bloccato nella Posta in uscita e cancellalo da lì. Per gli altri codici di errore trovi una spiegazione nella guida per risolvere i problemi della posta elettronica.
Consiglio: prima di riprovare, controlla il peso totale degli allegati, non quello del singolo file.
Inviare file pesanti con Gmail tramite il link di Google Drive
Per i file di grandi dimensioni Gmail usa Google Drive: il file viene caricato nel tuo spazio di archiviazione cloud e nel messaggio arriva un link. Ecco i passaggi:
- clicca su Scrivi e compila destinatario, oggetto e testo;
- nella barra in basso clicca sull’icona di Drive, il triangolo accanto alla graffetta;
- apri la scheda Carica, scegli Seleziona file dal dispositivo oppure trascina il file nella finestra, poi conferma con Carica;
- controlla che sia attiva l’opzione Link di Drive e inserisci il file nel messaggio.
Al momento dell’invio Gmail verifica che il destinatario abbia il permesso di aprire il file. Se non ce l’ha, ti propone di modificare la condivisione: scegli l’accesso per quell’indirizzo specifico e non “chiunque abbia il link”, soprattutto se il documento è riservato. Ricorda che il file occupa una parte dei 15 GB gratuiti, condivisi tra Gmail, Drive e Foto.
Consiglio: quando il destinatario ha scaricato il file, revoca la condivisione o elimina il file da Drive per liberare spazio.
Inviare file pesanti con Outlook tramite OneDrive
In Outlook il sistema è lo stesso, ma si appoggia a OneDrive, che offre 5 GB gratuiti con un account Microsoft. Nelle versioni recenti, se allegati un file oltre i 20 MB, Outlook lo carica in automatico su OneDrive e nel messaggio inserisce un link di condivisione al posto dell’allegato.
Per farlo a mano su Outlook.com, crea un nuovo messaggio, apri il menu Inserisci e scegli la condivisione da OneDrive. Seleziona il file e conferma: nel corpo del messaggio comparirà il collegamento. Se preferisci scrivere un testo personalizzato o incollare il link in un’altra conversazione, apri il file su OneDrive, usa Copia link e incollalo dove ti serve.
Il destinatario può scaricare il file senza registrarsi a OneDrive, a meno che tu non abbia limitato l’accesso a persone specifiche. In azienda la condivisione esterna può essere bloccata dall’amministratore: in quel caso chiedi quale procedura seguire.
Consiglio: nel messaggio indica il nome e il peso del file, così il destinatario sa cosa sta scaricando.
Servizi di trasferimento da usare insieme all’email
Quando il tuo spazio cloud è pieno o non vuoi lasciare il file nel tuo account, puoi usare un servizio di trasferimento file e incollare il link in Gmail o Outlook.
| Servizio | Peso massimo gratuito | Durata del link | Registrazione |
|---|---|---|---|
| Google Drive | 15 GB di spazio | Fino a eliminazione | Account Google |
| OneDrive | 5 GB di spazio | Fino a eliminazione | Account Microsoft |
| WeTransfer | 2 GB | 3 giorni | No |
| SwissTransfer | 50 GB | Fino a 30 giorni | No |
| TransferNow | 5 GB | 7 giorni | Facoltativa |
| Smash | Nessun limite | 7 giorni, fino a 14 | No |
Soluzioni senza registrazione: WeTransfer, SwissTransfer e Smash
WeTransfer è il più immediato, ma nella versione gratuita il link resta attivo solo 3 giorni. Il piano Pro costa 8 € al mese (verifica la tariffa sul sito ufficiale). SwissTransfer si appoggia a server in Svizzera, conserva i file fino a 30 giorni e ti permette di limitare il numero di download. Smash, un servizio francese ospitato su Amazon Web Services, accetta file di qualsiasi dimensione, anche se oltre i 2 GB il trasferimento può essere più lento. Anche nella versione gratuita offre la protezione con password e una data di scadenza fino a 14 giorni.
Estensioni e add-in per Gmail, Outlook e Thunderbird
L’estensione gratuita di TransferNow per Chrome lavora dentro Gmail: se trascini nella bozza un file oltre i 25 MB, ti propone di sostituirlo con un link di download (fino a 5 GB, con account). Prima di attivare il link esegue anche una scansione antivirus del file. Esistono add-in equivalenti per Outlook e per Thunderbird di Mozilla.
Consiglio: scegli la durata del link in base ai tempi del destinatario e avvisalo della scadenza.
Ridurre il peso del file con un archivio compresso
Se il file supera la soglia di pochi megabyte, un archivio compresso può bastare a farlo rientrare nei limiti. Con 7-Zip selezioni i file, clicchi con il tasto destro e scegli 7-Zip > Aggiungi all’archivio. Il formato ZIP è il più compatibile, mentre il formato 7z comprime di solito di più.
Il guadagno però dipende dal tipo di file. Documenti di testo, fogli di calcolo e PDF ricchi di testo si riducono molto. Foto JPEG, video MP4 e file audio sono invece già compressi e quasi non cambiano peso. In quei casi conviene passare direttamente a Drive o a OneDrive.
Raggruppare molti file in un solo archivio ha anche un altro vantaggio: il destinatario scarica un unico allegato ordinato. Se non sai se il destinatario ha 7-Zip, attiva l’opzione Crea archivio auto-estraente, che si apre anche senza il programma. Evita invece di spezzare il file in più parti da inviare con email diverse: è facile perderne una.
Consiglio: confronta il peso dell’archivio con quello del file originale; se scende di poco, usa un link.
Inviare dati riservati in sicurezza: crittografia, password e GDPR
Un link di condivisione può essere aperto da chiunque lo riceva. Per contratti, buste paga o documenti sanitari conviene quindi cifrare il file prima di caricarlo. In 7-Zip scegli il formato 7z, imposta una password lunga e seleziona la crittografia AES-256. Poi comunica la password su un altro canale, per esempio al telefono o in una chat, e mai nella stessa email del link.
La connessione HTTPS protegge il file durante il trasferimento, ma non garantisce che il servizio non possa leggerlo. Quando valuti un servizio, controlla questi elementi: crittografia AES a 256 bit dei file, protocollo SSL/TLS, certificazione ISO 27001 dei server, cancellazione automatica dei file alla scadenza.
Per i dati aziendali entra in gioco il GDPR. Il Garante della Privacy considera dato personale anche il semplice indirizzo email: inserire più destinatari esterni in CC invece che in CCN può quindi configurare una violazione dei dati. Inoltre, se l’azienda vieta la condivisione esterna, non spostare i documenti su un servizio personale senza autorizzazione. Le soluzioni aziendali con controlli DLP esistono proprio per questo. Per proteggere anche l’account da cui invii, leggi la guida sulla sicurezza della casella di posta.
Consiglio: preferisci servizi con server in Europa o in Svizzera e imposta sempre una scadenza.
Inviare allegati pesanti dallo smartphone
Dal telefono le regole sono le stesse, ma i passaggi cambiano. Nell’app Gmail tocca la graffetta e scegli Inserisci da Drive: se il file è già nel tuo Drive, lo selezioni e Gmail inserisce il link. Se il file è solo nella memoria del telefono, caricalo prima dall’app Google Drive con il pulsante +, poi torna nella bozza.
Nell’app Outlook, quando allegati un file salvato su OneDrive, l’app ti chiede se condividerlo come link o allegarlo come copia. Per i file pesanti scegli il link. Su iPhone, l’app Mail di Apple offre anche Mail Drop, che carica su iCloud allegati fino a 5 GB per messaggio. Se la posta del telefono non si sincronizza correttamente, controlla la configurazione dell’account su iPhone e Android.
I video girati con lo smartphone superano spesso i 25 MB anche se durano pochi minuti. Per questi file le app di WeTransfer e di TransferNow funzionano come le versioni web.
Consiglio: avvia il caricamento collegato al Wi-Fi e con la batteria carica, per evitare che l’upload si interrompa e per non consumare il traffico dati.
FAQ
Cosa posso fare se devo inviare un file che supera i limiti del mio provider di posta?
Sostituisci l’allegato con un link di download. Con Gmail usa l’icona di Drive nella finestra di composizione, con Outlook la condivisione da OneDrive. Se il tuo spazio cloud è pieno, carica il file su WeTransfer, SwissTransfer o Smash e incolla il link nel messaggio. Per pochi megabyte in eccesso può bastare un archivio compresso, purché non si tratti di foto o video.
Come posso inviare un file fino a 20 GB?
SwissTransfer accetta fino a 50 GB gratis e senza registrazione, con il link attivo fino a 30 giorni. Smash non ha limiti di peso, ma oltre i 2 GB il trasferimento può rallentare. In alternativa puoi ampliare Google Drive: secondo Aranzulla i piani partono da 1,99 € al mese per 100 GB. Verifica sempre il prezzo sul sito ufficiale.
Il destinatario deve registrarsi per scaricare il file ricevuto tramite link?
Con WeTransfer, SwissTransfer, Smash e TransferNow no: basta aprire il link nel browser. Con OneDrive e Google Drive il download è libero se condividi il file con chiunque abbia il link. Se invece limiti l’accesso a un indirizzo specifico, il destinatario deve accedere con l’account associato a quell’indirizzo. Prima di inviare, controlla che l’indirizzo autorizzato sia quello giusto.
