In Gmail l’ordine si costruisce in due tempi: prima crei le etichette, che fanno da cassetti, poi scrivi i filtri, le regole che smistano ogni messaggio nel cassetto giusto mentre arriva. Funziona solo se i criteri del filtro sono precisi: per questo conviene provare la ricerca prima di salvare la regola e preferire l’archiviazione all’eliminazione automatica. Sotto trovi lo schema per progettare le etichette e gli operatori di ricerca che rendono i filtri affidabili. Trovi anche sei ricette pronte, cosa succede quando due regole colpiscono la stessa email e come portare i filtri su un altro account.
In breve
- Un’etichetta classifica un messaggio, un filtro decide in automatico cosa farne. Un filtro può applicare un’etichetta, archiviare, inoltrare o eliminare.
- Le etichette annidate si creano con la barra obliqua, per esempio
Clienti/Rossi. - Filtri ed etichette si gestiscono da Impostazioni > Visualizza tutte le impostazioni > Filtri e indirizzi bloccati.
- I filtri si esportano e si importano in un file XML.
- Dall’app per smartphone non si creano filtri, ma quelli esistenti continuano a funzionare.
Dans le même guide : Usare la webmail ogni giorno · Come impostare la risposta automatica in Gmail e Outlook
Sommario
Filtri ed etichette in Gmail: come lavorano insieme
L’etichetta è un’informazione attaccata al messaggio, il filtro è l’automatismo che la attacca. Gmail non usa cartelle classiche. Un’email può portare più etichette insieme (per esempio “Lavoro” e “Fatture”) e resta un unico messaggio: se la elimini, sparisce da tutte le etichette.
Il filtro ha due parti. La prima sono i criteri di ricerca: mittente, destinatario, oggetto, parole contenute, allegati, dimensione. La seconda sono le azioni da compiere sui messaggi che li soddisfano. Le regole di Gmail lavorano sulla posta in arrivo nel momento in cui viene ricevuta. Se lo chiedi, si applicano anche ai messaggi già presenti nella casella.
Ragiona quindi così: l’etichetta risponde alla domanda “dove lo ritrovo?”, il filtro alla domanda “cosa deve succedere quando arriva?”. Se crei filtri senza aver pensato alle etichette, ti ritrovi con decine di categorie improvvisate che si sovrappongono e che nessuno consulta. Se crei etichette senza filtri, sei costretto a smistare tutto a mano.
Progettare le etichette prima di creare i filtri
Parti da poche etichette principali e annida il resto. Per esempio: Clienti, Amministrazione, Progetti, Newsletter, Notifiche. Sotto Clienti metti Clienti/Rossi e Clienti/Bianchi, sotto Amministrazione metti Amministrazione/Fatture. Per creare etichette annidate vai su Impostazioni > Visualizza tutte le impostazioni > Etichette > Crea nuova etichetta. In alternativa usa il “+” accanto a “Etichette” nella colonna di sinistra. Poi spunta l’opzione per nidificarla sotto un’etichetta esistente, oppure scrivi direttamente il nome con la barra obliqua.
Per scegliere i nomi, segui tre criteri:
- descrittivi (“Clienti/Rossi” e non “Varie 2”);
- stabili: evita etichette per situazioni temporanee e usa piuttosto le stelle o il contrassegno di importanza;
- coerenti: la stessa logica (per cliente, per progetto o per tipo di documento) a ogni livello.
Assegna un colore solo alle etichette principali, così le distingui a colpo d’occhio nella posta in arrivo. Se ti serve una panoramica sull’uso quotidiano della casella, parti dalla guida pratica alla gestione della posta elettronica.
Come creare un filtro in Gmail passo dopo passo
Prima di creare un filtro, lancia la ricerca e guarda i risultati: se compaiono email che non c’entrano, correggi i criteri finché l’elenco è pulito.
Dalla barra di ricerca o dalle impostazioni
Clicca sull’icona Mostra opzioni di ricerca a destra della barra di ricerca. Compila i campi (Da, A, Oggetto, Contiene le parole, Non contiene, Dimensione, Contiene allegati), premi “Cerca” per controllare i risultati e poi “Crea filtro”. Lo stesso modulo si apre da Impostazioni > Visualizza tutte le impostazioni > Filtri e indirizzi bloccati > Crea un nuovo filtro.
Nella schermata successiva scegli una o più azioni: Salta la Posta in arrivo (Archivia), Segna come già letto, Aggiungi stella, Applica l’etichetta, Inoltra a, Eliminalo, Non inviare mai a Spam, Contrassegna sempre come importante, Non contrassegnare mai come importante, Classifica come (una categoria). Spunta Applica anche il filtro alle conversazioni corrispondenti per sistemare subito i messaggi già ricevuti.
L’inoltro automatico delle email richiede un passaggio preliminare. Prima aggiungi l’indirizzo di destinazione in Impostazioni > Inoltro e POP/IMAP > Aggiungi un indirizzo di inoltro. Gmail invia a quell’indirizzo un codice di conferma: finché il destinatario non lo convalida, l’indirizzo non compare tra le opzioni del filtro. Negli account Google Workspace l’amministratore può limitare l’inoltro verso l’esterno. Ogni tanto controlla l’elenco degli indirizzi di inoltro: una regola che non riconosci è un segnale d’allarme da approfondire con le indicazioni sulla sicurezza della casella di posta.
Partendo da un’email già ricevuta
Apri il messaggio, clicca sui tre puntini in alto a destra e scegli Filtra messaggi di questo tipo. Il campo Da è già compilato con il mittente. Aggiungi altri criteri se servono e prosegui come sopra.
Operatori di ricerca per filtri più precisi
Gli operatori di ricerca si scrivono nella barra o nel campo “Contiene le parole” e restringono i risultati più dei campi standard:
| Operatore | Esempio | Cosa trova |
|---|---|---|
from: | from:@studiorossi.it | tutto il dominio del mittente |
subject: | subject:fattura | parola nell’oggetto |
has:attachment | has:attachment from:banca.it | email con allegato |
larger: | larger:10M | messaggi oltre 10 MB |
OR | subject:(ordine OR preventivo) | almeno una delle due parole |
- | from:shop.it -subject:ordine | esclude una parola |
" " | "conferma d'ordine" | frase esatta |
Lo spazio tra due termini equivale a “e”: from:rossi.it has:attachment vuole entrambe le condizioni. OR va scritto in maiuscolo. Le parentesi raggruppano le alternative, mentre il segno meno, attaccato al termine, toglie i falsi positivi.
Come regola generale, conviene filtrare sull’indirizzo del mittente: è il criterio più stabile. Le parole nell’oggetto cambiano più spesso e producono errori.
Filtri pronti per newsletter, clienti, fatture e notifiche
Queste ricette coprono i casi più comuni, dal filtrare le newsletter al mettere in evidenza un cliente. Copia i criteri nella barra di ricerca, verifica i risultati e solo dopo crea il filtro.
| Uso | Criteri | Azioni |
|---|---|---|
| Newsletter | "unsubscribe" OR "annulla iscrizione" | Etichetta Newsletter, Salta la Posta in arrivo |
| Cliente | from:@studiorossi.it | Etichetta Clienti/Rossi, Contrassegna sempre come importante |
| Fatture | subject:(fattura OR invoice) has:attachment | Etichetta Amministrazione/Fatture, Aggiungi stella |
| Notifiche | from:(noreply OR no-reply) | Etichetta Notifiche, Segna come già letto, Salta la Posta in arrivo |
| Allegati pesanti | has:attachment larger:10M | Etichetta Da valutare |
| Progetto | subject:"[PROG-ALFA]" | Etichetta Progetti/Alfa, Non inviare mai a Spam |
Nessuna ricetta usa “Eliminalo”, ed è una scelta voluta. Un messaggio archiviato con un’etichetta resta recuperabile, uno cancellato da un filtro troppo largo no. Per la posta promozionale che non vuoi più ricevere, disiscriviti dalla lista: è meglio che nasconderla con un filtro.
Gestire i filtri nel tempo: modifica, conflitti, esportazione e smartphone
Tutti i filtri attivi sono elencati in Filtri e indirizzi bloccati: accanto a ciascuno trovi “Modifica” ed “Elimina”. Con “Modifica” riapri i criteri e poi le azioni. Prima di salvare puoi spuntare di nuovo l’opzione per applicare la regola alle conversazioni già ricevute. Fai una revisione ogni tre mesi: mittenti che cambiano indirizzo, progetti chiusi e servizi dismessi lasciano regole inutili che complicano la lettura dell’elenco.
Quando più filtri colpiscono lo stesso messaggio. Gmail non si ferma alla prima regola che corrisponde: ogni filtro i cui criteri combaciano esegue le proprie azioni, e gli effetti si sommano. Se una regola applica “Clienti/Rossi” e un’altra “Fatture”, l’email riceve entrambe le etichette. Se una sola delle due archivia, il messaggio salta comunque la posta in arrivo. L’interfaccia non permette di stabilire un ordine di priorità né di dire “questo filtro prevale”. Un’azione drastica come l’eliminazione vince quindi su tutte le altre. Per evitare sorprese, tieni le regole distinte con il segno meno (from:shop.it -subject:fattura) e non lasciare due filtri che fanno cose opposte sugli stessi mittenti. Se un’email “sparisce”, cerca il suo indirizzo nell’elenco dei filtri: quasi sempre la colpa è di un archivio automatico.
Esportazione e importazione. Nella stessa scheda seleziona i filtri con la casella di spunta e premi “Esporta”. Gmail scarica un file XML con criteri e azioni. Sul nuovo account, per esempio quando passi da Gmail personale a Google Workspace, clicca su “Importa filtri” in fondo alla pagina, scegli il file, apri il file e seleziona le regole da creare. Dopo l’importazione controlla le etichette e gli indirizzi di inoltro: questi ultimi vanno verificati di nuovo sul nuovo account.
Smartphone. L’app Gmail per Android e iPhone non crea né modifica filtri, ma quelli impostati dal computer funzionano anche lì. Dall’app puoi applicare un’etichetta a mano e scegliere quali etichette sincronizzare e notificare nelle impostazioni dell’account. Per configurare il telefono segui la guida su come configurare la posta su iPhone e Android.
Come prossimo passo, apri oggi Filtri e indirizzi bloccati, esporta i filtri che hai già come copia di sicurezza ed elimina quelli che non riconosci più.
FAQ
Dove trovo i filtri in Gmail?
Dal computer clicca sull’ingranaggio in alto a destra, poi su “Visualizza tutte le impostazioni” e apri la scheda “Filtri e indirizzi bloccati”. Lì vedi l’elenco completo delle regole attive, con i comandi per modificarle, eliminarle, esportarle o importarne di nuove. Da questa scheda puoi anche creare un nuovo filtro da zero, oltre che dalla barra di ricerca.
A cosa servono i filtri nelle email?
Servono a trattare in automatico i messaggi in arrivo in base a criteri come mittente, oggetto, parole o allegati. Un filtro può applicare un’etichetta, archiviare, segnare come letto, aggiungere una stella, contrassegnare come importante, inoltrare o eliminare. Il risultato è una posta in arrivo che mostra solo ciò che richiede attenzione, mentre il resto finisce già ordinato nelle etichette.
Si possono creare filtri Gmail dall’app per Android?
No, l’app Gmail per Android (come quella per iPhone) non offre la creazione né la modifica dei filtri. Puoi però impostarli da un computer, oppure aprire Gmail dal browser del telefono nella versione desktop. Una volta salvati, i filtri lavorano sui server di Google: le email arrivano sull’app già etichettate, archiviate o segnate come lette.
