Per attivare la risposta automatica in Gmail apri l’icona dell’ingranaggio, scegli Visualizza tutte le impostazioni e compila la sezione Risponditore automatico nella scheda Generali. In Outlook la funzione si chiama Risposte automatiche: nella versione web è in Impostazioni > Account, in Outlook classico nel menu File. Bastano una data di inizio e di fine, un oggetto e un testo breve. Il comportamento cambia però con il tipo di account: con Microsoft 365 puoi scrivere un messaggio per i colleghi e uno per l’esterno, mentre con una casella POP o IMAP il pulsante può non esserci affatto. E un test inviato dal tuo stesso indirizzo spesso non produce nessuna risposta.
In breve
- Gmail: Impostazioni > Visualizza tutte le impostazioni > Generali > Risponditore automatico > Salva modifiche.
- Outlook sul web: Impostazioni > Account > Risposte automatiche > Salva.
- Outlook classico (Microsoft 365): File > Risposte automatiche, con schede separate per interno ed esterno.
- Il messaggio parte una sola volta per mittente: per provarlo serve un altro indirizzo.
- Limitare le risposte ai contatti riduce il rischio di rispondere allo spam.
Dans le même guide : Usare la webmail ogni giorno · Come creare una firma email con logo
Sommario
Come impostare la risposta automatica in Gmail da computer e da app
Da computer:
- Clicca l’icona dell’ingranaggio in alto a destra.
- Scegli Visualizza tutte le impostazioni.
- Nella scheda Generali scorri fino a Risponditore automatico e seleziona Risponditore automatico attivo.
- Indica il Primo giorno e, se vuoi, l’Ultimo giorno.
- Scrivi l’oggetto del messaggio e il testo.
- Clicca Salva modifiche.
Dall’app Gmail:
- Tocca le tre linee in alto a sinistra e poi Impostazioni, in fondo al menu.
- Tocca il tuo indirizzo.
- Apri Risponditore automatico e attiva l’interruttore.
- Compila periodo, oggetto e messaggio, poi conferma con Fatto.
Sotto il testo trovi l’opzione per inviare la risposta solo ai tuoi contatti. Conviene attivarla se l’indirizzo è pubblico o compare sul sito aziendale: chi ti ha già scritto o è in rubrica riceve l’avviso, mentre newsletter, mittenti sconosciuti e posta indesiderata restano senza risposta. Rispondere a uno spammer conferma infatti che la casella è attiva.
Come impostare la risposta automatica in Outlook
Outlook.com e Outlook sul web
- Clicca l’icona dell’ingranaggio (Impostazioni).
- Vai su Account e poi su Risposte automatiche.
- Attiva l’interruttore Attiva risposte automatiche.
- Seleziona Invia risposte solo durante un periodo di tempo e scegli data e ora di inizio e di fine.
- Scrivi il messaggio e, se serve, spunta Invia risposte solo ai contatti.
- Clicca Salva.
Con un account di lavoro compare anche una casella per il messaggio destinato all’esterno dell’organizzazione.
Outlook classico con Microsoft 365: risposte interne ed esterne
- Apri File e clicca Risposte automatiche (Fuori sede).
- Seleziona Invia risposte automatiche e, se vuoi, Invia solo durante questo intervallo di tempo.
- Nella scheda All’interno dell’organizzazione scrivi il testo per i colleghi.
- Nella scheda All’esterno dell’organizzazione spunta Rispondi automaticamente a persone esterne all’organizzazione.
- Scegli Solo i contatti personali oppure Chiunque all’esterno dell’organizzazione, poi clicca OK.
La distinzione è utile perché i due pubblici hanno bisogno di cose diverse. Ai colleghi puoi indicare il collega che segue una pratica o il nome di un progetto interno, informazioni che a un cliente non servono. Il messaggio esterno resta più formale. Microsoft avverte che l’opzione Chiunque all’esterno risponde a tutto ciò che arriva, comprese newsletter, pubblicità e posta indesiderata, e consiglia quindi Solo i contatti personali. Non esiste invece un modo per escludere i colleghi: chi lavora nella stessa organizzazione riceve comunque una risposta automatica, anche se la scheda interna è vuota. Per questo è meglio scrivere sempre almeno un testo breve anche per l’interno.
| Versione | Percorso | Interno/esterno |
|---|---|---|
| Gmail web e app | Impostazioni > Risponditore automatico | No |
| Outlook.com | Impostazioni > Account > Risposte automatiche | No |
| Outlook sul web (lavoro) | Impostazioni > Account > Risposte automatiche | Sì |
| Outlook classico M365 | File > Risposte automatiche | Sì |
Cosa scrivere nel messaggio di risposta automatica
Un buon messaggio out of office contiene tre informazioni: il periodo di assenza, la data di rientro in ufficio e i contatti alternativi per le urgenze, con nome, ruolo e indirizzo. Non scrivere dove vai né il motivo dell’assenza: dire che sei fuori ufficio basta. Nell’oggetto ripeti l’essenziale, così il mittente capisce senza aprire la mail. Se controllerai la posta di tanto in tanto, scrivilo solo se lo farai davvero.
Un esempio di messaggio per ferie in italiano
Oggetto: Fuori ufficio fino al 25 agosto
Buongiorno, sono assente dall’11 al 22 agosto e rientrerò in ufficio lunedì 25 agosto. Risponderò al tuo messaggio dopo il rientro. Per urgenze puoi contattare Laura Bianchi, ufficio commerciale, all’indirizzo [email protected]. Grazie e a presto.
Firma completa sotto il testo: se non l’hai ancora preparata, ecco come creare una firma email con logo.
La risposta automatica non parte: cause comuni e verifiche
- Test dal tuo indirizzo: scriviti da una casella diversa o chiedi a un collega.
- Una risposta per mittente: il risponditore registra chi ha già ricevuto l’avviso e non lo rimanda a ogni nuova mail. In Microsoft Exchange l’elenco si azzera quando disattivi e riattivi la funzione; altri servizi lasciano passare uno o due giorni prima di un nuovo invio. Serve a evitare raffiche di messaggi e loop tra due risponditori.
- Account POP o IMAP in Outlook classico: le Risposte automatiche funzionano solo con caselle Exchange o Microsoft 365. Con una casella del provider il pulsante manca; puoi usare una regola (File > Gestisci regole e avvisi > Rispondi usando un modello specifico), ma funziona solo con il PC acceso e Outlook aperto. Meglio attivare il risponditore nella webmail del provider. Per capire che tipo di casella hai, leggi la differenza tra IMAP e POP3.
- Spam: limita le risposte ai contatti.
Se nessuna verifica funziona, consulta la guida per risolvere i problemi della posta elettronica.
FAQ
Quali sono alcuni esempi di messaggi out of office in inglese?
Una formula essenziale è: «Thank you for your email. I am out of the office from 11 to 22 August and will reply after my return on 25 August. For urgent matters, please contact Laura Bianchi at [email protected]». In Outlook con Microsoft 365 puoi usarla nella scheda esterna e lasciare l’italiano per i colleghi. In Gmail, se scrivi a clienti stranieri, inserisci le due versioni nello stesso messaggio.
Come posso scrivere un messaggio di ferie per email?
Indica in una riga le date di assenza e il giorno di rientro, poi il nome e l’indirizzo di chi gestisce le urgenze. Chiudi con un saluto cortese e lascia fuori destinazione e motivo. Prima di partire, attiva il risponditore con una data di fine, così si spegne da solo, e mandati una prova da un indirizzo diverso per controllare testo e oggetto.
